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EN Die QR-Rechnung ersetzt nicht bloss den Einzahlungsschein. Im QR-Code können zusätzliche Informationen in strukturierter Form gespeichert werden, welche die automatische Verarbeitung beim Rechnungsempfänger erheblich vereinfachen.
Wer kümmert sich in Ihrem Unternehmen um den Posteingang und wer bezahlt die Rechnungen fristgerecht? Gut, wenn diese Prozesse digitalisiert sind und immer zuverlässig ablaufen. Die elektronische Rechnung und der digitale Kreditorenprozess sind mehr denn je unverzichtbare Werkzeuge für alle Unternehmen. Wichtig ist dabei, die individuell passende Lösung zu finden.
Auf den ersten Blick erscheint die QR Rechnung wenig interessant. Doch eröffnet sie neue Möglichkeiten für die automatische Rechnungsverarbeitung beim Empfänger. Da alle relevanten Informationen für die Zahlungsabwicklung im QR-Code in strukturierter Form enthalten sind, ist ein automatischer Abgleich mit den vorhandenen Kreditorendaten einfacher zu realisieren. Auslesefehler gehören der Vergangenheit an und manuelle Eingaben sind nicht mehr notwendig.
Die QR-Rechnung bietet auch ein Freitextfeld, das für zusätzliche Informationen an den Rechnungsempfänger genutzt werden kann. Dort lassen sich Daten, welche die automatische Verarbeitung der Rechnung weiter unterstützen, hinterlegen. Idealerweise geschieht dies in standardisierter Form, sodass die Daten in einheitlicher Form vorliegen, egal von welchem Rechnungssteller. Darum hat ein Expertengremium verschiedener Verbände einen Standard definiert, welcher für die Zuordnung und Verarbeitung der Rechnung relevanten Daten enthält So können Kundenreferenz, Zahlungskonditionen, Mehrwertsteuerdetails in der vordefinierten Struktur abgebildet werden. Einen vorgedruckten Einzahlungsschein braucht es nicht mehr und die strukturierten Rechnungsdaten, lassen sich auch in eine PDF-Datei integrieren unkompliziert per E‑Mail versenden.
Quelle, Topsoft, 2021